La gestione documentale è un processo fondamentale per il buon funzionamento di un’impresa, ma la varietà di formati e contenuti dei documenti, il workflow e le assegnazioni manuali possono renderlo complesso e dispendioso in termini di tempo.
La mole di documenti che un’azienda deve gestire quotidianamente, dalle fatture ai Documenti di Trasporto, richiede un sistema efficiente di classificazione e gestione.
In questo contesto, l’intelligenza artificiale (AI) sta emergendo come una soluzione chiave per semplificare e migliorare i processi legati alla gestione documentale, grazie alla sua capacità di estrarre e analizzare le informazioni in modo più rapido e preciso rispetto ai metodi tradizionali.
Le sfide della Gestione Documentale
Una delle principali sfide nella gestione documentale risiede nella varietà di formati con cui i documenti vengono prodotti. Essi possono essere immagini, come PDF o file Word, o di origine cartacea, che richiedono una conversione in formato digitale (quindi basato su dati).
A ciò si aggiunge la diversità nei layout dei singoli documenti: strutture fisse o variabili nella distribuzione dei dati, immagini integrate, tabelle e diverse lingue.
Per superare questi ostacoli, il primo passo da fare è la classificazione dei documenti. Questo permette di “riconoscere” il tipo di documento e indirizzarlo verso il giusto flusso di lavoro.
Tuttavia, questo non è sufficiente se non è accompagnato da un processo efficace di estrazione delle informazioni. Ed è qui che l’intelligenza artificiale fa la differenza.
L’OCR: solo il primo passo
L’OCR (Optical Character Recognition) è una tecnologia ben consolidata che consente di trasformare documenti cartacei in testo leggibile e processabile da una macchina.
Questo è spesso il primo passo nel processo di digitalizzazione, soprattutto per quei documenti che ancora oggi vengono prodotti su carta o inviati tramite posta.
Tuttavia, l’OCR da solo non è sufficiente per risolvere le sfide più complesse della gestione documentale aziendale.
Sebbene riesca a estrarre il testo, non è in grado di “comprendere” il documento e di identificare le informazioni più rilevanti, soprattutto in contesti complessi in cui sono presenti diversi tipi di dati, come numeri di fatture, date o dettagli di transazioni.
Per questo, l’AI interviene in una fase successiva, migliorando il processo di comprensione e di analisi del contenuto del documento.
Applicazioni dell’AI nella Gestione Documentale
Dopo aver convertito un documento in formato digitale, è necessario estrarre le informazioni chiave per integrarle ai processi aziendali.
Il compito del Machine Learning all’interno di una piattaforma digitale è proprio quello di rilevare i dati e inserirli all’interno di una archivio digitale centralizzato, consultabile e ricercabile, che migliora il workflow aziendale.
I benefici principali di questa soluzione includono una conformità a 360 gradi in termini di gestione documentale.
Grazie a un archivio digitale centralizzato, tutte le informazioni sono facilmente consultabili e accessibili in modo rapido.
Inoltre, i vari permessi di accesso garantiscono che ogni utente possa vedere solo i dati di sua competenza.
Questo porta a un aumento della velocità nella consultazione e verifica delle informazioni, migliorando l’efficienza operativa e assicurando la qualità e la conformità della documentazione.
Le funzionalità della piattaforma Comply per la Gestione Documentale
L’intelligenza artificiale è già ampiamente utilizzata in molte aziende per ottimizzare la gestione documentale e rappresenta un’enorme opportunità per migliorare l’efficienza aziendale.
Grazie all’utilizzo delle tecnologie OCR e Machine Learning combinate tra di loro, la piattaforma Comply consente di effettuare ricerche basate su vari criteri, come intervallo di date, nome del fornitore o stato del documento.
La flessibilità della piattaforma Comply consente di disegnare processi aziendali su misura in base alle specifiche esigenze operative.
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