Il workflow di approvazione delle fatture fornitore è una serie standardizzata di passaggi da svolgere prima che un’azienda paghi una fattura del fornitore.
Questo processo include la verifica del fornitore, il controllo delle quantità ricevute, l’esecuzione di una riconciliazione dei dati, e l’approvazione da parte del manager responsabile e del team finanziario.
L’obiettivo di questo rigoroso processo è proteggere la tua azienda da una serie di potenziali insidie.
Esaminando e autorizzando accuratamente le fatture, questo workflow aiuta a individuare errori, prevenire attività fraudolente, evitare spese inutili o duplicate e garantire che ci sia una chiara traccia di controllo per ogni acquisto.
Come si presenta un workflow di approvazione delle fatture?
Ecco cosa succede solitamente in seguito all’arrivo di una fattura fornitore:
- Ricezione della fattura cartacea o in pdf
- Gestione della fattura dal tuo sistema di Contabilità Fornitori (AP)
- Verifica dei dati: i dettagli vengono esaminati per verificarne l’accuratezza e qualsiasi segno di frode.
- Riconciliazione: la fattura passa attraverso un processo di riconciliazione a seconda dei protocolli della tua azienda.
- Approvazione interna: la fattura viene inoltrata ai responsabili finanziari interni, come il CFO o il controller finanziario, per l’approvazione.
- Una volta approvata, la fattura viene inserita in coda per il pagamento e registrata nell’ERP aziendale.
Come può l’automazione trasformare questo processo?
L’automazione può migliorare significativamente il processo di approvazione delle fatture.
Strumenti come la Verifica Intelligente di Comply possono offrire una soluzione avanzata:
- Ricezione multicanale e identificazione automatica dei dati: la fattura proveniente da diversi canali si traduce in dati omogenei e facilmente comprensibili grazie ad un’estrazione tramite la tecnologia di Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR).
- Verifica intelligente e controlli antifrode tramite il Machine Learning: vengono eseguiti controlli automatici, incrociando i dati della fattura con le informazioni esistenti per garantire che tutto sia in ordine.
- Riconciliazione automatica: la piattaforma automatizza il matching dei dati ed è possibile avere riconciliazioni suggerite dall’Intelligenza Artificiale.
- Assegnazione del workflow di approvazione: con Comply è possibile assegnare la fattura direttamente al manager approvatore responsabile per quella spesa specifica.
- Registrazione automatica: la fattura viene poi caricata nell’archivio digitale della piattaforma Comply e nel sistema ERP.
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L’impatto dell’automazione del workflow di approvazione sulla tua azienda
L’automazione trasforma diversi passaggi manuali in un singolo processo automatizzato.
Questo riduce i tempi di elaborazione delle fatture e di pagamento, favorendo migliori relazioni con i fornitori, assicurando sconti per pagamenti anticipati ed evitando penali per pagamenti in ritardo.
Inoltre, le aziende possono scalare le loro capacità di elaborazione delle fatture senza un aumento corrispondente del carico di lavoro, rendendo l’automazione un fattore critico per una crescita efficiente.
In sintesi, un flusso di lavoro ben strutturato per l’approvazione delle fatture è essenziale per mantenere l’accuratezza, prevenire frodi e garantire un controllo continuo.
Sebbene i componenti specifici possano variare in base alle esigenze aziendali, le fasi iniziali di caricamento, controlli antifrode e corrispondenza sono universalmente cruciali.
