In qualsiasi organizzazione strutturata, la gestione della fatturazione passiva richiede un’attenta distinzione dei ruoli e delle responsabilità, soprattutto nella gestione della risoluzione delle dispute.
Da un lato, abbiamo il gruppo responsabile di adempiere ai requisiti fiscali e di registrare le fatture; dall’altro, il gruppo incaricato di approvare le spese, che decide se pagare o meno una fattura e come gestire la relazione con il fornitore.
Questo processo può spesso portare a dispute che necessitano di essere risolte in modo efficace e tempestivo.
Comply automatizza la risoluzione delle controversie, semplificando la distinzione dei ruoli tra il gruppo di contabilità (AP group) e i manager approvatori.
Come funziona Comply nella risoluzione delle dispute
1.Selezione e rifiuto della fattura
Il manager approvatore può selezionare una fattura e dichiarare che non deve essere pagata scegliendo un motivo da un elenco articolato di cause.
2.Blocco del pagamento e aggiornamento della lista fatture
Una volta rifiutata la fattura il sistema è in grado di inserire un blocco del pagamento direttamente nella registrazione contabile, se non è già stata saldata.
3.Gestione della disputa
La disputa include tutti gli allegati che giustificano il rifiuto della fattura. L’utente approvatore si trova la disputa nella sua lista di dispute aperte e può gestirla direttamente anche da mobile.
4.Attesa e ricezione della nota di credito
Il sistema avvisa automaticamente l’utente quando la nota di credito è stata ricevuta, permettendo così di risolvere la disputa e di rimuoverla dall’elenco.
Vantaggi dell’automazione delle dispute con Comply
L’automazione della risoluzione delle controversie offerta da Comply presenta diversi vantaggi significativi:
- Efficienza e tempestività: Riduce il tempo necessario per gestire e risolvere le dispute, aumentando l’efficienza del processo.
- Trasparenza e tracciabilità: Ogni azione è documentata, garantendo trasparenza e tracciabilità nelle operazioni di contabilità.
- Miglioramento continuo: Le statistiche generate dai motivi delle dispute aiutano a identificare e correggere problematiche ricorrenti, migliorando le relazioni con i fornitori e i processi interni.
- Comunicazione diretta: La possibilità di gestire le dispute via mobile e di comunicare direttamente con i fornitori semplifica e accelera la risoluzione delle controversie.
Comply rappresenta una soluzione innovativa per le organizzazioni che desiderano gestire le loro dispute con i fornitori in modo più efficace e automatizzato.
La piattaforma facilita non solo la risoluzione delle controversie, ma contribuisce anche a migliorare i processi aziendali complessivi, promuovendo una gestione più efficiente e trasparente delle fatture.
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