Il processo di verifica (matching) delle fatture all’interno del processo di gestione delle fatture fornitore è un passaggio cruciale.
Questo passaggio prevede che le fatture siano allineate con gli Ordini di Acquisto e l’Entrata Merci registrate sul gestionale, che fanno riferimento al Documento di Trasporto, prima che il pagamento venga approvato.
In cosa consiste il processo di verifica delle fatture?
Il processo di verifica di una fattura fornitore in genere comporta il confronto dei dettagli di una fattura, come descrizioni degli articoli, quantità, prezzi e importi totali, rispetto all’OdA (Ordine di Acquisto) originale e alla nota di ricezione della merce.
Questo meticoloso riferimento incrociato di documenti e pagamenti significa che l’abbinamento delle fatture rafforza anche le relazioni con i fornitori, garantendo pagamenti tempestivi e corretti.
Invoice matching: 2 o 3 vie, qual è la differenza?
La verifica solo rispetto all’Ordine di Acquisto comporta specificamente il confronto dei dettagli dell’ordine con la fattura del fornitore per garantire la coerenza in termini di quantità, prezzi e termini concordati al momento dell’ordine.
La verifica a tre vie – 3-way matching – (Fattura Fornitore, Ordine di Acquisto e Documento di Trasporto) invece conferma che i beni o i servizi fatturati sono stati effettivamente ricevuti e alle condizioni concordate.
Mentre il controllo solo rispetto all’Ordine di Acquisto si concentra principalmente sulla convalida degli aspetti finanziari della transazione, la corrispondenza della fattura anche al DdT fornisce una verifica più completa incorporando la ricezione fisica di beni o servizi, offrendo così un livello più elevato di accuratezza e prevenzione delle frodi.
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Perché è importante la verifica delle fatture?
Il processo di controllo delle fatture è essenziale per diversi motivi:
- In primo luogo, aiuta a prevenire le frodi assicurando che vengano pagate solo fatture valide e accurate. Ciò è particolarmente importante nelle grandi organizzazioni con numerosi fornitori e volumi di transazioni elevati, dove il rischio di fatture fraudolente è significativo.
- In secondo luogo, l’invoice matching riduce gli errori rilevando le discrepanze tra fattura, OdA e DdT. Tali discrepanze potrebbero includere quantità errate, prezzi o persino la ricezione di articoli non ordinati. Identificando e risolvendo questi problemi prima del pagamento, le aziende possono evitare pagamenti in eccesso e mantenere un migliore controllo sulle proprie spese.
- Inoltre, un efficace riscontro delle fatture migliora la conformità ai requisiti normativi e alle politiche interne, garantendo che i registri finanziari siano accurati e pronti per la verifica.
In definitiva, solidi processi di confronto delle fatture portano a una maggiore accuratezza finanziaria, a una riduzione dei costi e a un rafforzamento della fiducia dei fornitori.
Come l’intelligenza artificiale e l’automazione trasformano il processo di verifica delle fatture
L’automazione sta rivoluzionando il processo di verifica delle fatture, migliorandone significativamente la velocità, l’accuratezza e l’efficienza per i team finanziari.
Ecco i modi principali in cui l’automazione sta trasformando questo aspetto cruciale dei conti da pagare:
- Assegnazione del flusso di lavoro: l’automazione indirizza le fatture al team o al reparto appropriato per l’approvazione in base a regole preimpostate, automatizzando il processo del flusso di lavoro di approvazione e riducendo i ritardi nei pagamenti.
- Estrazione dati con tecnologia OCR+ML: il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l’intelligenza artificiale lavorano insieme per acquisire automaticamente i dati da fatture , Ordini di Acquisto e Documenti di Trasporto, riducendo l’immissione manuale dei dati e gli errori associati.
- Categorizzazione automatica: l’intelligenza artificiale può categorizzare automaticamente le fatture e i documenti correlati, garantendo che ogni articolo venga identificato ed elaborato correttamente senza intervento manuale.
- Corrispondenza basata sul contesto: l’intelligenza artificiale confronta le fatture con gli ordini di acquisto e le ricevute corrispondenti, gestendo anche le discrepanze, come variazioni nei nomi dei fornitori o nelle descrizioni degli articoli, riducendo errori e incongruenze.
- Rilevamento delle discrepanze in tempo reale: i sistemi basati sull’intelligenza artificiale possono segnalare incongruenze e potenziali errori in tempo reale, consentendo una risoluzione più rapida e prevenendo ritardi nei pagamenti.
Comply: la soluzione sempre un passo avanti
Il processo di verifica delle fatture svolge un ruolo fondamentale nella salute finanziaria e nell’efficacia operativa delle aziende moderne.
La piattaforma Comply gestisce tutti i processi legati alla gestione contabile con un’integrazione nativa a SAP che facilita la comunicazione istantanea con il sistema.
Supportata da intelligenza artificiale, la piattaforma Comply è in grado di estrarre i dati, gestirli automaticamente secondo le regole interne e registrare e archiviare i documenti per una conformità sempre garantita.
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