L’esecuzione del matching delle fatture è un processo critico del reparto contabile che garantisce l’accuratezza finanziaria, la conformità e la prevenzione di frodi.
Tuttavia, la corrispondenza manuale richiede tempo, è soggetta a errori e diventa ingovernabile su larga scala, causando ritardi, discrepanze e rapporti tesi con i fornitori.
Il matching di una fattura è la conferma che la tua azienda paghi solo per i beni o servizi ricevuti alle condizioni concordate, migliorando la gestione del flusso di cassa e rafforzando i rapporti con i fornitori attraverso pagamenti tempestivi e accurati.
2-Way Matching
Il 2-Way Matching è un processo di verifica della contabilità fornitori che implica il confronto di due documenti chiave: l’ordine di acquisto (PO) e la fattura.
L’obiettivo è garantire che i dettagli nella fattura, come quantità, prezzo e descrizione dell’articolo, corrispondano esattamente a quelli nell’ordine di acquisto.
Questo metodo è più semplice e veloce, quindi adatto per le aziende con operazioni lineari e basso rischio di discrepanze.
3-way matching
Questo processo aggiunge un ulteriore livello di verifica includendo un terzo documento: il rapporto di ricezione.
Questo metodo assicura che i dettagli nella fattura corrispondano sia all’ordine di acquisto che al rapporto di ricezione, verificando che i beni o servizi fatturati siano effettivamente stati consegnati o forniti come specificato.
Aggiungendo il rapporto di ricezione al processo di verifica, il 3-way matching fornisce un controllo più completo, riducendo il rischio di errori, discrepanze e frodi.
Questo metodo è particolarmente utile nei settori in cui l’accuratezza delle consegne ha un impatto significativo sulle operazioni, come la produzione e la vendita al dettaglio, garantendo che le aziende paghino solo per ciò che hanno effettivamente ricevuto.
La scelta tra queste due tipologie di verifica spesso dipende dalle esigenze operative dell’azienda e dal livello di controllo richiesto sul processo di approvvigionamento.
AI per la verifica dei documenti
Il machine learning sta rivoluzionando il modo in cui le aziende gestiscono la verifica delle fatture automatizzando il processo.
I sistemi basati su intelligenza artificiale possono rapidamente:
- confrontare documenti,
- identificare discrepanze senza errori umani,
- e persino apprendere dai dati storici per migliorare nel tempo.
Questi sistemi possono gestire grandi volumi di fatture con facilità, riducendo significativamente i tempi di elaborazione e liberando il personale per compiti di maggior valore.
Verifica Intelligente delle fatture fornitore con Comply
La funzionalità di verifica intelligente di Comply semplifica la contabilità fornitori verificando e collegando direttamente documenti (ordini di acquisto, note di consegna, fogli di presenza, spese di viaggio, ecc.) e fatture elettroniche, instradandoli ai team e ai responsabili per la loro approvazione.
Verifica automaticamente gli articoli fatturati rispetto agli ordini di acquisto emessi e ai documenti di spedizione per rivoluzionare il processo di contabilità fornitori sfruttando la tecnologia avanzata per migliorare l’efficienza e l’accuratezza.
Questo approccio automatizzato riduce drasticamente il tempo e lo sforzo richiesti per la corrispondenza manuale, mitiga il rischio di errori umani e consente alle aziende di gestire grandi volumi di transazioni senza difficoltà.
