Fatturazione Elettronica in Polonia

Adeguati facilmente al nuovo sistema centralizzato nazionale KSeF per la fatturazione elettronica in Polonia.

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Conformità: obblighi e scadenze imminenti

La Legge del 9 novembre 2018 (Dz.U. 2018 poz. 2191) ha istituito l’obbligo di ricezione delle fatture elettroniche per tutte le amministrazioni pubbliche polacche (B2G).

Successivamente, la Legge del 16 giugno 2023 (Dz.U. 2023 poz. 1598) ha sancito l’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le transazioni commerciali e l'istituzione di un sistema nazionale e centralizzato di fatturazione elettronica gratuito (KSeF).

Dal 1° febbraio 2026: La fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per le imprese il cui fatturato annuo supera i 200 milioni di PLN (circa 46 milioni di EUR)

Dal 1° Aprile 2026: La fatturazione elettronica B2B diventerà obbligatoria per tutte le imprese.

Caratteristiche della FE in Polonia

Il sistema centralizzato nazionale KSeF

I prossimi step

Giugno 2025

Pubblicazione dello schema di fattura elettronica FA(3)
Documentazione API KSeF 2.0, essenziale per l'integrazione dei sistemi

30 Settembre, 2025

Lancio del test API aperto per integratori e grandi aziende.

Novembre 2025

Rilascio dell'applicazione KSeF 2.0 per i contribuenti (versione di prova) per consentire a tutti gli imprenditori di esplorare le caratteristiche del sistema e prepararsi alla conformità.

Il sistema centralizzato KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) è il Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica.

Corrisponde al Sistema di Interscambio (SdI) italiano, con alcune funzioni aggiuntive che troviamo nel Cassetto Fiscale.

Il sistema KSeF, disponibile sia per il B2G che per il B2B, sarà integrato con la piattaforma PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania), già operativa per la fatturazione verso le Pubbliche Amministrazioni (contesto B2G). La fatturazione B2C è opzionale.

Accesso a KSeF ed elementi principali

Le aziende devono inviare tutte le fatture elettroniche al KSeF, dove verrà applicata una marca temporale digitale.

Al sistema di interscambio KSeF sarà possibile accedere:

dal portale con le credenziali aziendali (es. con NIP = CF);
tramite WebService (le cui specifiche sono annunciate per Giugno 2025).

Formati e struttura delle fatture

Il sistema KSeF si basa su 2 elementi principali:

Lo schema di fattura elettronica, denominato XML FA(3);
Lo schema del UPO (Urzedowie Poswiadczenie Odbioru), che è la ricevuta di emissione da parte dell’autorità fiscale.

Si tratta di un numero unico che identifica la fattura nel sistema nazionale.

Formati e struttura delle fatture in polonia

Deroghe 2026

Per il 2026 alcuni requisiti vengono “sospesi”:

Rinvio dell'obbligo di fornire il numero KSeF (UPO) nei pagamenti con fattura elettronica (anche per lo split payment);
Differimento KSeF in relazione alle fatture emesse dai registratori di cassa;
Rinvio del termine per le sanzioni in caso di mancato rispetto degli obblighi di KSeF.

Integrazione alla rete PEPPOL

La legge Dz.U. 2023 poz. 1598, e le norme ad essa collegate, definiscono:

L’istituzione di una “platformy” unica nazionale KSeF e di uno formato strutturato di fattura FA(3);
La possibilità di utilizzare la piattaforma per consultare fatture ed esiti (UPO), anche senza un login;
L’alternativa di utilizzo della rete OpenPEPPOL e dei formati europei conformi alla norma EN16931.

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