La gestione manuale dei Documenti di Trasporto (DdT) è un processo ancora molto diffuso ma pieno di rischi: errori di trascrizione, smarrimento dei documenti e ritardi nell’elaborazione sono all’ordine del giorno. Tutto questo si traduce in inefficienze operative e possibili non conformità.
La soluzione?
Digitalizzare i Documenti di Trasporto e automatizzare i flussi di lavoro. Con strumenti plug & play come Comply, l’adozione di un processo digitale diventa semplice, veloce e senza stravolgere l’infrastruttura IT esistente.
I limiti della gestione manuale
Un processo manuale comporta attività ripetitive: ricezione dei DdT via posta o e-mail, stampa, archiviazione fisica, inserimento dei dati a mano nei sistemi gestionali.
Queste attività non solo
richiedono tempo e risorse, ma aumentano il rischio di errori e rallentano la contabilità fornitori. Per i reparti amministrativi significa meno tempo per analisi e controllo, e più tempo speso in attività a basso valore aggiunto.
Da gestione manuale a digitalizzare i documenti di trasporto
Acquisizione digitale dei DdT
Grazie all’utilizzo di una piattaforma digitale integrata, la ricezione dei Documenti di Trasporto può diventare immediata.
I fornitori possono inviare i DdT in formato PDF, cartaceo o elettronico direttamente a una casella di posta dedicata o caricarli sulla piattaforma. La tecnologia OCR, unita al Machine Learning,
estrae automaticamente i dati dai documenti, anche in presenza di
tabelle o formati complessi.
Il risultato è una lista ordinata per data di ricezione, con i principali dati già disponibili per la consultazione.
Gestione di dati, non documenti
Il vero valore della digitalizzazione è
trasformare i DdT in dati strutturati.
Ogni informazione estratta viene codificata e associata ai campi corretti, permettendo di
filtrare, ordinare e ricercare rapidamente ciò che serve.
Questo approccio riduce drasticamente l’intervento manuale e rende più veloce ogni controllo, dall’abbinamento con gli ordini fino alla registrazione in contabilità.
Integrazione con ERP e verifica intelligente
Una piattaforma digitale che confronta i dati estratti dai DdT con quelli presenti nell’ERP aziendale rende il processo più snello ed efficiente.
Eventuali errori o dati mancanti vengono
segnalati e corretti in tempo reale, evitando blocchi nei processi amministrativi.
Questo garantisce non solo un’elevata precisione, ma anche un flusso di lavoro continuo e privo di interruzioni.
Archivio digitale e compliance
Tutti i DdT vengono archiviati in un
repository digitale sicuro, completo di PDF originali.
Le funzioni di ricerca avanzata permettono di trovare i documenti in pochi secondi e di garantirne l’accessibilità solo al personale autorizzato.
In questo modo, la compliance è sempre sotto controllo, e la gestione degli audit si semplifica.
Il primo passo per digitalizzare i documenti di trasporto
Passare dalla gestione manuale alla digitalizzazione dei Documenti di Trasporto significa avere processi più veloci, sicuri e integrati.
Con Comply, le aziende ottengono una soluzione plug & play che riduce al minimo l’intervento umano, facilita i controlli interni e rende i dati immediatamente disponibili.
Il risultato è un processo più snello, più sicuro e con meno errori: esattamente ciò che ci si aspetta da una trasformazione digitale di successo.
